چکیده
تفاوت میان زندگی در آرامش و کارایی در برابر زندگی توأم با استرس و رنج تنها در یک مهارت ساده نهفته است که یادگیری نه گفتن است
مهارت نه گفتن میتواند برنامه کاری فشرده را به برنامه کاری آزادتر تبدیل کند. کارهای زیادی در برنامه فشرده وجود دارند؛ ولی برنامه آزادتر، حاوی تعداد مناسبی از کارها است و همین امر باعث تمایز میان ساعات کاری دیوانه کننده در برابر تحویل پروژهها بدون استرس میشود
نه گفتن، قابل یادگیری است. شاید به این خاطر نه نمیگویید که نگران ناراحت شدن دیگران هستید؛ ولی تحت این شرایط از عهده کارهایتان بر نمیآیید و فرصتهای کاری حال حاضر و آینده را از دست میدهید
در حقیقت، هنگامیکه هیچگاه نه نمیگویید؛ احتمال بروز همان عواقبی که از آنها میترسید؛ افزایش خواهد یافت. هنگامیکه در صورت لزوم، نه می گویید؛ احتمال اشتباه کردن را کاهش داده و از سلامت روانتان حفاظت میکنید
خب، حالا نه گفتن دقیقاً چگونه است؟ به عنوان مربی مدیریت زمان به طور مرتب به مراجعانم یاد میدهم که محدودیتهای زمانی را برای خودشان مشخص کنند و در صورت لزوم، درخواستهای دیگران را رد کنند. در اینجا تعدادی از بهترین راهبردهای نه گفتن در سه حوزه مهم شامل مشغلههای زمانی، وظایف و بازههای زمانی[1] را مطرح میکنم
مشغلههای زمانی
اگر میخواهید به برنامه کاری آزادتری در طول روز برسید؛ پس باید به مشغلههای زمانی نامناسب نه بگویید. یعنی باید از حالت کمترین مقاومت (پذیرش تمامی درخواستهایی که از شما میشود) دور شوید و در عوض این سوال را از خودتان بپرسید که آیا این سرمایه گذاری زمانی برایم مفید است؟
برای مثال، از شما خواسته شده تا داوطلبانه در یک کمیته شرکت کنید. این برنامه خوب است ولی با علایق شخصی یا اهداف توسعه حرفهای شما هماهنگی ندارد. از طرفی سه تا پنج ساعت از زمان کاری ماهیانه را میطلبد که در یک سال به ۳۶ تا ۶۰ ساعت زمان نیاز دارد. برای رد این درخواست، مؤدبانه بگویید
«ممنونم که از من خواستید تا عضوی از این گروه باشم. باعث افتخارمه ولی با احترام پیشنهادتون رو قبول نمیکنم؛ چون همین حالا هم برنامه کارم پر است. ممنون از اینکه شرایطم رو درک میکنید |
یا فرض کنید که از شما برای شرکت در جلسهای دعوت شده که حضورتان در آن الزامی نیست. در واقع سایر اعضای حاضر در تیم شما، گزینههای بهتری برای شرکت در این جلسه هستند. میتوانید دعوت به جلسه را رد کنید و بگویید
«دعوتنامه جلسه را دیدم. متوجه ضرورت این جلسه هستم. جیمی به عنوان نماینده تیم ما در جلسه شرکت خواهد کرد. میدانم که او کارش را خوب بلد است و اطلاعات مورد نیاز را به اطلاعمان خواهد رساند |
شاید هم از شما برای صرف نهار با آشنایان دعوت شده و شما برای کار کردن، باشگاه رفتن یا استراحت ساده برنامه ریزی کردهاید. میتوانید در جواب بگویید:
از دعوت شما ممنونم ولی از قبل برای کارهای دیگری برنامه ریزی کردهام |
اگر به مشغلههای زمانی ناهماهنگ با اولویتها و نیازهایتان نه بگویید؛ اولش کمی معذب میشوید ولی در آخر برای خودتان وقت ذخیره میکنید
وظایف
اغلب افراد وظایف زیادی را در فهرست کارهای روزانه قرار میدهند که بیشتر از حد توانشان است. این شرایط در مورد افرادیکه میخواهند قبل از انجام کار خودشان، به دیگران کمک کنند هم بسیار صادق است. برای شکستن این چرخه باید نه بگویید
برای مثال هنگامیکه فردی از شما میخواهد تا کاری را خارج از وظایفتان انجام دهید، حق نه گفتن دارید. ولی اگر تا قبل از این پاسخهای مثبت زیادی دادهاید؛ پس باید این عادت را در اطرافیانتان از بین ببرید تا حتی کمترین کار ممکن را هم از شما مطالبه نکنند. آنها به موقع یاد خواهند گرفت. به ویژه اگر به شکل زیر به آنها پاسخ دهید
این کار در حوزه تخصص من نیست. اطلاعات تماس شریل را در اختیارتان قرار میدهم. مطمئنم که از کمک کردن به شما در این زمینه خوشحال خواهد شد. به نظرم آقای تیم یکی از کارآموزانمان میتواند ترتیب نهار ملاقات فردا را بدهد. درخواست را برایش ارسال خواهم کرد. معمولا هماهنگ کننده جلسه، گزارش را آماده میکند |
هنگامیکه پروژهای اختیاری به شما ارائه میشود و کارهای زیادی را باید در حال حاضر انجام دهید؛ امکان رد مؤدبانه تقاضا وجود دارد. میتوانید بگویید
این کار جالب به نظر میرسد ولی متأسفانه ظرفیت کاری فعلی خودم را از قبل پر کردهام و تا دو هفته یا دو ماه دیگر قادر به انجام این کار نیستم. چون این کار برایتان اهمیت دارد؛ پس بهتر است تا آن را به فرد دیگری واگذار کنید که وقت و دقت کافی را برای این برنامه دارد |
در نهایت هنگامیکه در جلسه یا در حال گفتگو در مورد کارهای مختلف دیگران هستید ولی زمان کافی برای قبول پروژههای بیشتر را ندارید؛ پس با احتیاط رفتار کنید: یعنی چیزی نگویید. سرجایتان بنشینید و داوطلب نشوید. با مراجعانی سر و کار داشتم که هر بار با هم گفتگو داشتیم؛ باعث میشدند تا این سوال را از آنها بپرسم:«چند بار برای انجام کارها داوطلب شدهای؟» در واقع یکی از بهترین روشها برای نه گفتن، همین عدم پیشقدم شدن برای کمک کردن است
بازههای زمانی
گاهی اوقات، برخی از وظایف در حوزه مسئولیتی شما قرار میگیرند؛ ولی در زمانبندی آنها دچار مشکل میشوید. در این صورت در هر زمان و مکانی میتوانید به برنامههای زمانی غیرمنطقی پاسخ منفی بدهید
میدانم که انتظارات متفاوتی در محیط کاری مشاغل مختلف وجود دارد؛ پس شاید نتوانید از این راهبرد استفاده کنید. ولی این روشها برای برخی از شماها که با محدودیت مواجه هستید به منظور عقب انداختن مهلتهای تعیین شده برای پایان کارها مناسب است
اگر از شما خواسته شد تا کار کوچکی را از همین امروز انجام دهید و این مهلت تا حدی مستبدانه به نظر میرسد؛ میتوانید مهلت تحویل دیگری را به جایش تعیین کنید. حتی یک یا دو روز زمان بیشتر هم میتواند سرخوردگی حاصل از اضافه کاری تا دیر وقت را برطرف کند
دوست دارم که به شما کمک کنم ولی برنامه کاری امروزم پر از تعهدات کاری (نسبت به رئیسم، مشتریان و غیره) است. تا جمعه میتوانم این کار را تحویل دهم |
شاید برخی از افراد از این کارتان برنجند ولی به موقع یاد میگیرند که با ملاحظه رفتار کنند. برخی از دپارتمانهای سازمانی قوانینی در مورد زمان مورد نیاز برای گردش اسناد اداری دارند برای مثال دو یا سه روز کاری
اگر در اغلب عصرها و آخر هفتهها سرتان شلوغ است و توانایی تعیین محدودههای زمانی را دارید؛ پس این کار را انجام دهید. اگر هیچوقت دست از کار کردن نکشید؛ دچار فرسودگی شغلی میشوید. یکی از روشها برای جلوگیری از کار کردن بعد از ساعات کاری، فاصله گرفتن از گوشی و ایمیل است. ولی اگر باید جواب دهید؛ پس اینگونه بگویید
سلام جوئی! میخواستم اطلاع بدم که ایمیلی از جانب تو دریافت کردم. وقتیکه به دفتر کارم برگردم، اول از همه تقاضای تو را بررسی خواهم کرد |
در نهایت هم اگر با داشتن مشغله فعلی، پروژهای بزرگ با مهلت اتمام غیرمنطقی دریافت کردید؛ به چند روش در موردش تبادل نظر کنید. اگر رئیستان در این پروژه نقش دارد؛ پس اولویتهای مختلف خودتان را توضیح دهید و از او در مورد اینکه اول روی کدامیک متمرکز شوید؛ راهنمایی بخواهید. اگر با فردی به غیر از رئیستان سروکار دارید ولی میتوانید محدودیتها را مشخص کنید؛ پس پیشنهاد دیگری را به او ارائه دهید. اگر با فردی به غیر از رئیس سر و کار دارید ولی قدرت جابجایی مهلتهای اتمام پروژه را ندارید؛ میتوانید رئیستان را هم وارد بحث کنید. در انتها، جمله بندی مشابه مورد زیر مفید خواهد بود
شنیدهام که میخواهید این کار تا پایان ماه انجام شود. ولی با توجه به سایر پروژههای جاری، امکان انجامش در زمان مقرر وجود ندارد. میتوانم تا اواسط ماه بعد پروژه را تمام کنم. آیا به نظرتان خوب است؟ |
همچنین این گفتگوها میتواند به بحث پیرامون سایر منابع مثل پیمانکاران یا تنظیم مجدد کارها منتهی شود
نه گفتن ساده نیست؛ ولی ارزشش را دارد. اگر میخواهید از نکات قید شده در این مقاله در کارتان استفاده کنید؛ باید به سرعت با ذینفعان وارد گفتگو شوید. هنگامیکه بدون تأخیر وارد عمل میشوید؛ دیگران هم راحتتر پاسخ نه را میپذیرند
با اعتماد به نفس کامل وارد گفتگو شوید. نیازی به عذرخواهی بیش از حد نیست. حرفتان را بزنید و به راهتان ادامه دهید. بدانید که با نه گفتن به دیگران به اولویتهایتان پاسخ مثبت داده و برایشان وقت گذاشتهاید
الیزابت گریس ساندرز مربی مدیریت زمان و بنیانگذار مؤسسه مربیگری و سخنران (( ریل لایف ای تایم)) است. او نویسنده کتاب «سرمایه گذاری روی زمان مثل پول» و «مدیریت زمان ربانی» است
[1] . time commitments, tasks, and time frames